Además, tendrás que batallar día a día con distracciones, emails, mensajes, clientes o usuarios de tu producto/servicio que se quejan o te sugieren mejoras, temas administrativos y legales, problemas técnicos, gestionar proveedores, subcontratar proyectos que tú no puedes llevar a cabo, y un sinfín de tareas imprevistas en las que ahora mismo ni siquiera eres capaz de pensar.
Para manejar todo esto con éxito, tienes que darle la importancia que tiene (que es mucha) a tu productividad personal. Estos son mis 10 consejos para ayudarte a mantener el foco y ser productivo en medio de un escenario de gran incertidumbre.
1. Planifica tu día la noche anterior: Es muy simple y efectivo. Cada noche, dedica cinco minutos a identificar las tareas que quieres llevar a cabo al día siguiente, y señala las que son realmente importante. De esta manera activas y preparas tu subconsciente para la actividad del día siguiente.
2. Bloquea tiempos de trabajo sin interrupciones: Necesitas centrarte en el desarrollo de tu empresa, y una parte de tu día debería estar dedicada a hacer el trabajo, sin contemplaciones. Sin gente interrumpiendo, sin llamadas, sin Twitter, sin emails… Bloquea unas horas del día para trabajar de esta manera (la técnica Pomodoro te puede ayudar bastante). Puedes hacer más cosas en dos horas de trabajo concentrado e ininterrumpido que en una jornada laboral de ocho horas.
3. Encara primero la tarea más importante del día: Antes de hacer cualquier otra cosa, empieza por enfrentarte a la tarea más importante del día — la que producirá un mayor impacto en tu progreso — por complicada que ésta sea. Si es compleja, seguramente no la terminarás en un par de horas y tendrás que alternarla con otras actividades, pero ya la has empezado. Has roto la resistencia, la bola está rodando…
4. Aprovecha los tiempos muertos: Cuando estás emprendiendo tienes que moverte mucho. Necesitas conocer gente y buscar soluciones a los múltiples problemas que van apareciendo. Y se producen muchos tiempos muertos que puedes aprovechar para planificar proyectos, diseñar soluciones o simplemente leer información relevante que vas a necesitar. Lleva siempre una libreta contigo y, si prevees algún tiempo muerto largo, llévate también tu portátil o tu tablet.
5. Utiliza formas eficientes de comunicación: Las comunicaciones que se utilizan en tiempo real y simultáneamente entre los interlocutores, como las llamadas telefónicas o las conversaciones, son difíciles de gestionar y se suelen derivar en distracciones habituales. Utiliza principalmente medios de comunicación asíncronos, como el email, donde las respuestas no tiene por qué ser inmediatas. Sobre todo, evita las reuniones. De esta manera, te puedes concentrar en tu trabajo y gestionar todas tus comunicaciones en el momento del día que consideres más adecuado.
6. Haz ejercicio: Hay estudios que sugieren que el ejercicio físico ayuda a eliminar el estrés y favorece la productividad. Las endorfinas generadas producen una gran sensación de bienestar, lo que aumenta tu capacidad de concentración. Además de mantenerte en forma, al hacer deporte ayudas a tu empresa.
7. Busca gente: No puedes hacerlo todo tú solo. Además, hay cosas que es preferible que hagan otros. Delega o externaliza las pequeñas tareas que consumen mucho tiempo, no te aportan satisfacción, o requieren una mayor habilidad de la que tú tienes en ese campo. Busca socios, mentores, colegas… La información que te aporta alguien que ya ha pasado por una experiencia similar puede ahorrarte mucho tiempo.
8. Utiliza un sistema específico para organizarte: Deja de apuntar las tareas en un papel, como si fuera la lista de la compra, o peor aún, de tenerlo todo en tu cabeza. En serio. Necesitas una metodología que te permita estar organizado, avanzar todos tus proyectos y tratar con los diferentes compromisos que tienes en cada una de tus áreas de responsabilidad. Aprende los principios básicos de GTD y utilízalo en tu día a día.
9. Planifica tiempo para actividades que no tengan nada que ver con el trabajo: Para ser productivo, tan importante es trabajar cuando hay que trabajar como lo es descansar, distraerse y divertirse cuando no hay que trabajar. Si no, acabarás quemado. Necesitas renovar tu energía para estar fresco y con ganas de trabajar cada mañana. Dedica un par de días a la semana para hacer cosas distintas al trabajo, pensar en otras cosas y generar nuevas ideas.
10. Reserva tiempo para pensar en el largo plazo: Es muy importante no perder de vista tu visión, el motivo de tu emprendimiento. A veces, el día a día te puede y terminas haciendo cosas que te mantienen ocupado pero no producen ningún impacto en la empresa (y eso es justo lo contrario a ser productivo). Para evitar que esto ocurra, dedica al menos un día al mes a reflexionar sobre el progreso que estás logrando en tus objetivos a largo plazo.
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